Cách chọn hệ thống thông tin quản lý phòng khám

Thứ 6, 6/6/2014

Đối với hầu hết các bác sĩ, việc lựa chọn được một hệ thống thông tin để quản lý phòng khám của mình là một nhiệm vụ hết sức khó khăn. Chọn đúng, hệ thống đó không những giúp phòng khám giảm chi phí mà còn nâng cao chất lượng phòng khám, chọn sai thì cái giá phải trả là rất đắt, vừa tốn tiền để mua một hệ thống không dùng được vừa tốn chi phí khắc phục hậu quả, lãng phí thời gian, đặc biệt là không sử dụng lại được những dữ liệu đã được lưu trên hệ thống này... Vậy làm sao để tăng khả năng chọn đúng giải pháp? Dựa trên kinh nghiệm nhiều năm triển khai các giải pháp ứng dụng CNTT trong lĩnh vực y tế, tôi viết bài này với hi vọng phần nào giúp các bác sĩ cảm thấy dễ dàng hơn trong việc lựa chọn một hệ thống thông tin để quản lý phòng khám.

1. Tính năng của phần mềm

Trước hết bạn phải tìm hiểu thật kỹ những tính năng mà phần mềm đó cung cấp, dưới đây tôi sẽ liệt kê ra một số các tính năng căn bản nhất mà một hệ thống quản lý thông tin cho phòng khám cần phải có.

Tiếp nhận bệnh

Bạn nên xem xét thật kỹ chức năng này, vì khâu tiếp nhận cần nhanh chóng, tiện lợi, tránh các câu hỏi lặp đi lặp lại. Nếu tiếp nhận mới (khám lần đầu) thì chỉ nên mất tối đa khoảng 2 phút, tiếp nhận bệnh nhân cũ chỉ nên khoảng 30s.

Thu ngân

Đây là một trong những chức năng quan trọng nhất của hệ thống, nó vừa cần đảm bảo giám sát chặt chẽ doanh thu, chống thất thoát, biển thủ, vừa cần phải linh hoạt  trong việc xử lý hủy dịch vụ. Bạn hãy xem xét cơ chế vận hành của chức năng này trên hệ thống ra sao và chắc chắn rằng nó thỏa mãn được các tiêu chí kể trên.

Quản lý cận lâm sàng

Kết quả khảo sát cận lâm sàng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc chẩn đoán và điều trị, vì vậy một hệ thống thông tin tốt là hệ thống hạn chế được tối đa những sai sót không đáng có do nhập liệu bằng tay. Ngày nay các thiết bị y tế hiện đại phục vụ công tác chẩn đoán đều đã có những giải pháp để hạn chế tối đa các sai sót này. Các máy chẩn đoán hình ảnh hỗ trợ chuẩn DICOM, các máy xét nghiệm cung cấp các giao tiếp để các phần mềm khác kết nối trực tiếp để nhận kết quả. Vì vậy bạn cần tìm hiểu xem hệ thống thông tin đó hỗ trợ tự động hóa tới đâu trong việc ghi nhận kết quả khảo sát cận lâm sàng.

Phần mềm có hỗ trợ kết nối trực tiếp 2 chiều với phòng xét nghiệm không?

Việc kết nối trực tiếp với phòng xét nghiệm (phòng xét nghiệm của bạn hoặc phòng xét nghiệm đối tác) giúp tiết kiệm thời gian và tránh các sai sót do nhập liệu bằng tay.

Kết nối 2 chiều tức là hệ thống cho phép bạn gửi các chỉ định xét nghiệm trực tiếp qua phòng xét nghiệm và tự động nhận kết quả trả về khi xét nghiệm được thực hiện xong. Bạn nên chọn một hệ thống mà việc nhập kết quả xét nghiệm được tự động hóa.

Phần mềm hỗ trợ chuẩn DICOM tới đâu?

DICOM là một chuẩn lưu trữ, xử lý, in ấn ảnh số từ các thiết bị chẩn đoán hình ảnh được NEMA ban hành. Vì rất nhiều ưu điểm vượt trội của DICOM mà nó được chấp nhận rộng rãi ở các cơ sở y tế phương tây, đặc biệt là hệ thống y tế Hoa Kỳ.  Bộ y tế Việt Nam cũng yêu cầu các hệ thống CNTT phải hỗ trợ chuẩn này.

Để nói đầy đủ về DICOM thì rất mất thời gian nên đơn giản nhất bạn hãy đặt ra các câu hỏi như sau với nhà cung cấp phần mềm:

• Hệ thống của bạn có cho phép máy khảo sát hình ảnh tải Worklist (danh sách các chỉ định kèm thông tin bệnh nhân) về hay không?
• Hệ thống của bạn có tự động lưu hình ảnh gửi về từ máy khảo sát vào hồ sơ điện tử của bệnh nhân không?

Nếu câu trả lời cho 2 câu hỏi trên đều là CÓ, nghĩa là hệ thống đó đã hỗ trợ tương đối đủ để bạn sử dụng rồi. Ngược lại bạn nên nghi ngờ về tính năng này của hệ thống đó. Ở trên tôi nhấn mạnh chữ tự động là vì một số nhà cung cấp phần mềm báo là hỗ trợ DICOM nhưng thực ra họ sử dụng 1 phần mềm thứ 3 để thu ảnh, việc này làm cho quá trình lưu giữ file hình ảnh trở nên phức tạp hơn, dễ nhầm lẫn hơn, tất nhiên là không có tự động. Một số hệ thống khác thì cũng báo là hỗ trợ DICOM nhưng thực chất chỉ hỗ trợ việc hiển thị file DICOM chứ không có khả năng cho các máy khảo sát hình ảnh kết nối vào làm việc theo chuẩn DICOM.

Ngoài ra bạn nên hỏi về khả năng in FILM DICOM và lưu file DICOM ra các thiết bị lưu trữ bên ngoài như USB, CD-ROM, DVD...

Quản lý quy trình thực hiện dịch vụ

Bạn nên tìm hiểu xem hệ thống đó có đảm bảo thực hiện được các công việc sau hay không?

• Tự kiểm soát quy trình khám chữa bệnh đã định trước.
• Thông tin bệnh án phải được lưu thông giữa các phòng ban.
• Cho phép bạn theo giõi tiến độ thực hiện dịch vụ của bất cứ bệnh nhân nào.

Phần mềm có hỗ trợ EMR (hồ sơ y tế điện tử) không?

Bạn nên lưu ý rằng không phải tất cả các hệ thống quản lý thông tin phòng khám đều hỗ trợ EMR. Nhiều hệ thống chỉ hỗ trợ bạn việc quản lý quy trình, quản lý chi phí khám chữa bệnh, hỗ trợ cho cho đơn thuốc, quản lý lịch hẹn, quản lý vật tư y tế… Bạn nên chọn một hệ thống hỗ trợ EMR

Toa thuốc điện tử

Chức năng này cần phải đơn giản, dễ sử dụng, hỗ trợ nhập liệu nhanh và đầy đủ thông tin cho bác sĩ dễ dàng tư vấn cho bệnh nhân. Các thông tin cần có như dị ứng thuốc, số lượng thuốc trong kho, giá bán...

Quản lý lịch hẹn

Chức năng này nên giúp người ghi nhận cuộc hẹn (tiếp tân) dễ dàng bao quát lịch làm việc của các bác sĩ để không gây trùng lặp, giúp bác sĩ theo dõi lịch hẹn hàng ngày của mình.

Quản lý kho thuốc, nhà thuốc

Chức năng quản lý kho thuốc nên cho phép bạn theo dõi được các giao dịch xuất, nhập, tồn kho, hạn sử dụng của từng lô thuốc…Chức năng quản lý nhà thuốc nên cho phép bạn thực hiện việc bán thuốc cho cả bệnh nhân có đơn thuốc chỉ định của bác sĩ trên hệ thống và các khách lẻ bên ngoài. Tiêu chí là kiểm soát chặt chẽ, tránh thất thoát thuốc, tránh gian lận.

Khám gói (khám sức khỏe cho các công ty), khám bảo hiểm

Nếu phòng khám của bạn có thực hiện việc khám gói, hay khám bảo hiểm thì chức năng này là không thể thiếu. Nó sẽ giúp bạn vận hành tốt quy trình khám gói, khám bảo hiểm. Chức năng này cần phải tự động kiểm soát quy trình khám gói, khám bảo hiểm, thực hiện việc tính toán công nợ, kết xuất các báo cáo theo yêu cầu của khách hàng…

Thống kê báo cáo

Bạn nên tìm hiểu thật kỹ công cụ thống kê báo cáo của phần mềm, xem xét độ chi tiết, các thông tin mà công cụ này có thể cung cấp. Nếu công cụ này được hiện thực tốt nó sẽ giúp bạn nắm bắt được tình trạng hoạt động của phòng khám, giúp bạn kiểm soát được nguồn thu từ phòng khám, thực hiện việc chấm công thậm chí là cả việc hoạch định chiến lược...

Phần mềm hỗ trợ sao lưu và phục hồi như thế nào?

Trong hệ thống thông tin quản lý phòng khám thì dữ liệu là phần quan trọng nhất, phần mềm nên đưa ra được nhiều phương pháp để sao lưu toàn bộ dữ liệu, phục hồi ngay lập tức khi cần. Phương án sao lưu tốt nhất là hệ thống sẽ sao lưu tự động và có thể giúp bạn lấy lại dữ liệu ngay cả trong trường hợp thiên tai hay hỏa hoạn.

Phần mềm có dễ sử dụng không?

Thường chúng ta chỉ để tâm tìm hiểu về các tính năng của phần mềm mà bỏ qua khâu thẩm định về tính dễ sử dụng của phần mềm. Một phần mềm có giao diện đẹp, đơn giản, gọn gàng, dễ sử dụng sẽ cho ta cảm giác thoải mái khi làm việc, dễ đưa vào vận hành khai thác, tăng năng suất phục vụ của phòng khám.

Chi phí bản quyền phần mềm khác đi kèm khác?

Đây cũng là một yếu tố chúng ta thường xuyên bỏ qua cho tới khi ký hợp đồng triển khai. Để đảm bảo chi phí không đội lên quá nhiều, các nhà cung cấp thường không đề cập tới các loại chi phí bản quyền kèm theo này. Các chi phí này thường rất lớn:

• Giấy phép dùng hệ điều hành Microsoft Server cho máy chủ.
• Giấy phép dùng Microsoft SQL Server, Oracle DB…
• Giấy phép dùng hệ điều hành Windows cho các máy con.

Khi bạn đề cập tới vấn đề này mà nhận được câu trả lời đại loại là ở Việt Nam đâu ai mua mấy cái giấy phép này đâu anh, thì bạn nên xem xét về khả năng hợp tác với nhà cung cấp này, họ đang đẩy rủi ro về phía bạn đấy.

2. Phần mềm có tuân thủ các yêu cầu của bộ y tế không?

Bộ y tế cũng đã ban hành các văn bản dự thảo luật CNTT cho y tế, và yêu cầu một hệ thống quản lý thông tin phải tuân theo. Bạn có thể tham khảo dự thảo tại website của bộ y tế THÔNG TƯ CNTT. Bạn nên chọn cho mình hệ thống nào đáp ứng được các yêu cầu của bộ y tế để hạn chế tối đa chi phí nâng cấp phát sinh sau này.

3. Yêu cầu phần cứng

Ngoài các tính năng của phần mềm bạn đã tìm hiểu ở trên, bạn cũng cần phải quan tâm phòng khám của bạn cần trang bị những thiết bị máy móc gì để có thể chạy phần mềm được. Các máy móc thiết bị thường là:

• 1 máy chủ và mỗi bác sĩ, tiếp tân, thu ngân 1 máy tính cá nhân làm máy trạm.
• Máy in, máy đọc mã vạch, video capture (trong trường hợp hệ thống không hỗ trợ DICOM).

Nếu công ty phần mềm đó có thể cung cấp luôn cho bạn các giải pháp phần cứng và mạng thì quá tốt.

4. Khả năng hỗ trợ kỹ thuật

Đây cũng là 1 vấn đề khá quan trọng khi bạn quyết định mua bất kỳ một hệ thống quản lý thông tin nào. Các công ty cung cấp phần mềm thường cung cấp các gói hỗ trợ như qua điện thoại, trực tuyến, hỗ trợ tận nơi. Ngoài ra bạn cũng nên xem xét tốc độ phản ứng nhanh của đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật. Thường khoảng thời gian phản ứng thường là từ 15 phút tới 24h. Nếu tại phòng khám của bạn có sẵn một đội ngũ IT hỗ trợ thì khoảng thời gian từ 12h tới 24h là chấp nhận được, ngược lại bạn cần đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật từ công ty cung cấp phần mềm phản ứng nhanh hơn để đảm bảo hệ thống được khôi phục sớm nhất có thể -> hạn chế thiệt hại cho bạn.

5. Khả năng đáp ứng các nhu cầu của tương lai

Phòng khám của bạn chắc chắn sẽ phát triển, chiến lược kinh doanh của bạn cũng có thể sẽ thay đổi và rất nhiều thứ khác nữa sẽ thay đổi vì vậy bạn cũng cần phải quan tâm đến khả năng đáp ứng với các thay đổi này trong tương lai. Vì vậy bạn cần đặt câu hỏi “Khả năng mở rộng của phần mềm?” Thực ra rất khó có thể kiểm chứng chính xác được câu trả lời cho vấn đề này. Khả năng mở rộng của phần mềm phụ thuộc vào khả năng và tầm nhìn của người thiết kế kiến trúc hệ thống. Nếu kiến trúc hệ thống bên dưới được thiết kế cho việc sẵn sàng được mở rộng thì khả năng nâng cấp, mở rộng là rất cao.

Rất nhiều phòng khám, thậm chí các bệnh viện cả công lẫn tư đều đã có trải nghiệm cay đắng vì đã bỏ qua khía cạnh này khi lựa chọn giải pháp.

6. Mức độ tin cậy của công ty cung cấp sản phẩm tới đâu?

Bạn hãy bỏ ít thời gian để tìm hiểu về công ty cung cấp sản phẩm, họ đã cung cấp sản phẩm cho những khách hàng nào? Bạn hãy mạnh dạn đề nghị họ cho bạn gặp khách hàng của họ, nếu họ sẵn sàng ngay tức là họ rất tự tin về sản phẩm của họ. Còn ngược lại nếu họ tìm cách né tránh vấn đề này, bạn có quyền nghi ngờ về những gì họ nói.

7. Yêu cầu được dùng thử

Sau khi nghe giới thiệu, xem demo giải pháp, và đã bỏ thời gian tìm hiểu kỹ về các tính năng của phần mềm, nếu bạn cảm thấy khá hài lòng về sản phẩm đó thì hãy yêu cầu bên cung cấp phần mềm cho bạn xài thử trong một khoảng thời gian. Thông thường các nhà cung cấp phần mềm sẽ cho phép bạn xài thử từ 2 tuần tới 1 tháng, 2 tuần là quá đủ để bạn trải nghiệm, đánh giá 1 sản phẩm. Một nhà cung cấp giải pháp tốt không những cho phép bạn sử dụng thử sản phẩm mà còn sẵn sàng mời bạn tới tham quan tìm hiểu giải pháp từ các khách hàng hiện có của họ.

8. Giá mua phần mềm

Hiện tại trên thị trường có các sản phẩm với nhiều chức năng tương tự nhau và được chào từ 1 triệu cho tới cả gần 1 tỷ đồng? Rẻ nhất chưa hẳn đã là tệ nhất, đắt nhất chưa hẳn đã là tốt nhất nhưng câu “Tiền nào của nấy” vẫn luôn có giá trị. Giá rẻ hơn thì cũng hấp dẫn thật đấy, nhưng có thể hệ thống đó sẽ không cung cấp cho bạn được những tính năng mà bạn cần như EMR, kết nối máy xét nghiệm, kết nối máy chẩn đoán hình ảnh, DICOM… Và đặc biệt là khả năng mở rộng để phù hợp với sự phát triển của phòng khám bạn trong tương lai.

Bạn hãy xem xét thật kỹ lưỡng tất cả những yếu tố tôi đã nêu phía trên để đánh giá và lựa chọn cho mình một giải pháp phù hợp nhất với phòng khám của mình và với khả năng tài chính của mình.

Tác giả

Nhóm tư vấn & xây dựng giải pháp